Dringend
101
Politiezone RIHO

Privacyverklaring

De Politiezone RIHO (Roeselare, Izegem, Hooglede) hecht veel belang aan de persoonlijke levenssfeer van de gebruikers en de bescherming van uw persoonsgegevens. Ofschoon de meeste informatie op of via de portaalsite beschikbaar is zonder dat persoonlijke gegevens moeten worden verstrekt, is het mogelijk dat de gebruiker om persoonlijke informatie wordt gevraagd.

In onze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij hiermee omgaan in onze politiezone.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met uw persoons- gegevens.

Het doel van deze privacyverklaring is in de eerste plaats strategisch. We willen duidelijke doelstellingen formuleren, waarbij we ons in de eerste plaats laten inspireren door het wetgevend kader, meer in het bijzonder:

  • de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement - kortweg GDPR - en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens;
  • de Richtlijn (EU) 2016/680 van het Europees Parlement - en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van hun persoonsgegevens door de politie en strafrechtelijke autoriteiten, en het vrije verkeer van die gegevens;
  • de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

Hoewel voorgaande het algemene kader schept voor de verwerking van persoonsgegevens, hebben we hierbij ook oog voor andere relevante wet- en regelgeving, zoals o.m. de Wet op het politieambt, de Wet op de geïntegreerde politie, het Wetboek van strafvordering, de Gemeenschappelijke richtlijn MFO-3 van de Ministers van Justitie en van Binnenlandse Zaken betreffende het informatiebeheer inzake gerechtelijke en bestuurlijke politie.

Daarnaast is deze privacyverklaring tactisch. We lichten toe op welke manier we de organisatie van gegevensbescherming voorzien.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze origineel zijn verstrekt;
  • de verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • vragen om uw uitdrukkelijke en geïnformeerde toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is; -
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als politiezone zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Heeft u na het doornemen van onze privacyverklaring vragen of wenst u contact op te nemen, dan kan dit via onderstaande gegevens, ter attentie van de Data Protection Officer (DPO) van de politiezone:

Politiezone RIHO (Roeselare, Izegem, Hooglede)
Kwadestraat 159 A-B;
8800 Roeselare.
pz.riho.informatieveiligheid@police.belgium.eu

Waarom verwerken wij persoonsgegevens 

Uw persoonsgegevens worden door de politiezone verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • In het kader van bestuurlijke, dan wel gerechtelijke politieopdrachten;
  • Voor andere doeleinden, zoals het aanvragen via ons e-loket van een GPS-label, een fietslabel, het aanvragen van een woningtoezicht, het melden van het organiseren van een evenement, het maken van een afspraak met onze diensten… kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen (verwerken):

• Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail;

• Identiteitsgegevens uitgegeven door de overheid : identiteitskaartnummer, rijksregisternummer;
• Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit;

• …

  • Met het oog op het verzenden van onze nieuwbrief verwerken wij persoonsgegevens op basis van de verkregen toestemming van de betrokkene. Deze toestemming kan steeds worden ingetrokken via de uitschrijfknop in de nieuwsbrief. Zowel bij het in- als het uitschrijven wordt gevraagd om dit te willen bevestigen.

We gebruiken voornoemde persoonsgegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we ze hebben verkregen. Bijvoorbeeld: als je in het kader van het maken van een afspraak, je naam en adres meedeelt, zullen deze gegevens enkel hiervoor worden gebruikt en niet voor andere doeleinden.

De gegevens die u ons verstrekt, verstrekken wij niet aan derden, noch worden ze voor directe marketing e.a. doeleinden aangewend. Tenzij dit binnen de opdrachten die onze politiezone toekomen, wettelijk toegestaan, nuttig en of vereist is. Zo kan het bijvoorbeeld noodzakelijk zijn om de gegevens uit te wisselen met het Parket van de procureur des Konings in diens hoedanigheid als bevoegde gerechtelijke overheid

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan verwerkers waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze verwerkers maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens maximaal te waarborgen.

Bewaartermijnen

De politiezone bewaart vermelde persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk, voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt, en zolang op grond van de wet is vereist.

Bij gebrek aan wetsbepalingen die een specifieke bewaartermijn bepalen, zoals de bepalingen inzake het operationeel politioneel informatiebeheer voorzien in de wet op het politieambt, zal de politiezone uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is voor de doeleinden waarvoor de gegevens werden ingezameld.

Zo zal onze politiezone bijvoorbeeld de archiveringstermijnen, vastgelegd in de archiefselectielijsten in de Ministeriële omzendbrief PLP 40 betreffende de archieven van de lokale politie, respecteren. De gegevens kunnen voor een langere periode worden bewaard als ze uitsluitend worden verwerkt voor archiveringsdoeleinden voor openbaar belang, voor historisch of wetenschappelijk onderzoek of voor statistische doeleinden. Deze verwerking moet in overeenstemming zijn met artikel 89 van de AVG.

Met het oog op het verzenden van onze nieuwbrief verwerken wij de bekomen persoonsgegevens tot intrekking van de toestemming door betrokkene.

Beveiliging van de persoonsgegevens 

Wij hebben passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen en om vernietiging, verlies, aantasting of wijziging, ongeoorloofde toegang of verspreiding, per ongeluk of op onrechtmatige wijze, te voorkomen.

We garanderen dit o.m. door (niet-limitatief):

  • het hanteren van een gebruikersnaam en een wachtwoordbeleid op al onze systemen en applicaties;
  • het pseudonimiseren en het zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • het maken van back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • het op regelmatige basis gaan testen en evalueren van onze maatregelen;
  • het op regelmatige basis gaan informeren van onze medewerkers over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Uw rechten … 

De Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens of kortweg de Wet Gegevensbescherming, voorziet in de artikelen 38 en volgende diverse rechten voor de betrokkene, waaronder de rechten van toegang, rectificatie of wissing.

  • Voor het laten gelden van uw rechten betreffende de verwerking van uw persoonsgegevens door onze diensten in de politionele databanken, werd in de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens in een uitzondering voorzien in artikel 42. Hierin wordt bepaald dat u uw rechten op een onrechtstreekse wijze moet laten uitoefenen door en via de toezichthoudende autoriteit, namelijk het Controleorgaan op de politionele informatie, of kortweg het COC[1].

    Het Controleorgaan op de politionele informatie is dus bevoegd om in uw naam de onrechtstreekse toegang aan te vragen of te nemen tot uw persoonsgegevens die zijn verwerkt in alle politionele databanken.

Dit betekent concreet dat u zich niet rechtstreeks tot onze diensten kunt wenden om toegang te vragen tot de gegevens die wij over u verwerken in de politionele databanken, maar dat het Controleorgaan op de politionele informatie (COC) uw verzoek/klacht met betrekking tot de verwerkingen, dewelke worden verwerkt door de politiediensten in de zin van artikel 2, 2° van de wet van 7 december 1998 tot organisatie van een geïntegreerde politie gestructureerd op twee niveaus, dient te behandelen.

De Wet Gegevensbescherming laat het Controleorgaan op de politionele informatie echter niet toe om u in detail te informeren omtrent het resultaat van hun tussenkomst. Het Controleorgaan op de politionele informatie mag u echter overeenkomstig artikel 42 namelijk enkel meedelen dat de nodige verificaties werden verricht. Wat deze verificaties nu precies inhouden kan u nagaan op de website van het Controleorgaan op de politionele informatie (COC).

Het indienen van een aanvraag om uw onrechtstreekse toegang te bekomen betreffende de verwerking van uw persoonsgegevens door onze diensten in de politionele databanken, kan door middel van het invullen van een daartoe beschikbaar gesteld webformulier.

Meer informatie dienaangaande is aldus te raadplegen via de website van het Controleorgaan op de politionele informatie (COC).

  • Voor het laten gelden van uw rechten betreffende de verwerking van uw persoonsgegevens door onze diensten voor andere doeleinden en waarvoor de verwerking bijgevolg buiten onze wettelijke politieopdrachten van bestuurlijke, dan wel gerechtelijke politie valt, bijvoorbeeld in het kader van sociaaleconomische doeleinden of human ressources verwerkingen… dient u zich eveneens te richten tot het Controleorgaan op de politionele informatie, of kortweg het COC.

U kan zich ook steeds via het e-mailadres pz.riho.informatieveiligheid@police.belgium.eu richten tot de Data Protection Officer (DPO) van de politiezone, die u dienaangaande gepast zal informeren.

Onverminderd andere mogelijkheden van administratief beroep of een voorziening in rechte, kan u een klacht indienen bij het Controleorgaan op de politionele informatie (COC) en beroep bij de rechter instellen, als u van mening bent dat uw rechten niet worden nageleefd of dat een verwerking van uw persoonsgegevens een inbreuk vormt op de wetgeving inzake gegevensbescherming.

Algemeen oproepnummer

Alle telefonische gesprekken via ons algemeen oproepnummer worden opgenomen: zowel inkomende als uitgaande oproepen. Deze gesprekken worden opgenomen en kunnen opnieuw worden beluisterd voor gerechtelijke doeleinden en kwaliteitsdoeleinden.

RIHO SEAS - ‘Smart Event & Action System’

De Pz RIHO verwerkt voor wat betreft RIHO SEAS - ‘Smart Event & Action System’ - alleen persoonsgegevens in opdracht van de gebruikers (besturen, hulpverleningszones, …) en heeft geen zeggenschap over deze persoonsgegevens. De Pz RIHO volgt hierover de instructies van de gebruikers op en zal de persoonsgegevens niet op een andere manier verwerken, tenzij de gebruikers (besturen, hulpverleningszones, …) daarvan vooraf toestemming of opdracht aan de Pz RIHO hebben gegeven.

De Pz RIHO heeft in deze een relatie als Verwerker met de gebruikers (besturen, hulpverleningszones, …) van de software ‘RIHO SEAS’ wanneer de persoonsgegevens van u als natuurlijk persoon door deze ingevoerd en verwerkt worden in de omgeving van voornoemde software. De gebruikers (besturen, hulpverleningszones, …) bepalen het doel voor het verzamelen en verwerken van uw persoonsgegevens, waardoor ze in deze relatie t.o.v. u als natuurlijk persoon of organisatie als Verantwoordelijke voor de verwerking gelden en waardoor u zich tot deze dient te richten om uw rechten uit te oefenen.

Hebt u toch nog vragen, opmerkingen of klachten, wenst u meer informatie in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens via de omgeving van RIHO SEAS, laat het ons dan weten.
U kan ons hiervoor steeds contacteren via de het e-mailadres pz.riho.informatieveiligheid@police.belgium.eu. Uw vraag, opmerking of klacht wordt strikt vertrouwelijk behandeld.

Wijziging privacy statement

De politiezone kan zijn privacyverklaring steeds wijzigen. Eventuele wijzigingen worden steeds aangekondigd via onze website.

Bijkomende informatie

Hopelijk heeft huidige privacyverklaring enkele zaken verduidelijkt en heeft deze u voldoende informatie verschaft. We verwijzen aanvullend naar ons cookiebeleid en naar onze specifieke webpagina inzake informatieveiligheid.

Als u echter nog steeds op zoek bent naar meer informatie omtrent de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kan u zich steeds via het e-mailadres pz.riho.informatieveiligheid@police.belgium.eu richten tot de Data Protection Officer (DPO) van de politiezone of via brief naar het adres Politiezone RIHO (Roeselare, Izegem, Hooglede)
Kwadestraat 159 A-B, 8800 Roeselare ter attentie van de Data Protection Officer (DPO).

Bijkomende informatie kan u ook steeds nalezen via de website van het Controleorgaan op de politionele informatie (COC).

Contactgegevens:

Deze privacyverklaring werd voor het laatst gewijzigd op 01 april 2025.

[1] In het licht van, respectievelijk, de toepassing en omzetting van de Verordening 2016/6791 en de Richtlijn 2016/680 heeft de wetgever de taken en opdrachten van het Controleorgaan grondig gewijzigd. Artikel 4 § 2, vierde lid, van de organieke wet van 3 december 2017 betreffende de oprichting van een Gegevensbeschermingsautoriteit (afgekort ‘WOG’) bepaalt dat de competenties, taken en bevoegdheden als toezichthoudende autoriteit voorzien door de Verordening 2016/679 voor de politiediensten in de zin van artikel 2,2°, van de wet van 7 december 1998 tot organisatie van een geïntegreerde politie, gestructureerd op twee niveaus, worden uitgeoefend door het Controleorgaan.